Komplex & unentbehrlich: Die Aufgaben der Kassenprüfung im Detail

In unserem ersten Artikel „Wichtig und wertvoll: Die Kassenprüfung in Verband und Verein“ habe ich
Sie in die Bedeutung des Amtes der Kassenprüfer eingeführt. In diesem Artikel sollen Detailfragen
geklärt werden. Lesen Sie weiter und erhalten Sie einen Einblick in die Aufgaben und Befugnisse
der Kassenprüfer in Verbänden und Vereinen.

Dürfen & müssen: Befugnisse & Verpflichtungen der Kassenprüfer

Die Kassenprüfer erhalten Einsicht in alle finanziellen Unterlagen des Vereins oder des Verbandes. Das bedeutet, sie erhalten Auskünfte über den Bestand und die Verwendung der finanziellen Mittel durch den Vorstand. Auch der Kassierer ist eine unverzichtbare Quelle für wichtige Liquiditätsinformationen. Als bedeutender Teil der Befugnisse steht nach Jahresabschluss dessen Überprüfung an. Dies erfolgt selbstverständlich erst zum Ende des jeweiligen Geschäftsjahres. Sind dabei oder auch im laufenden Geschäftsjahr Unregelmäßigkeiten festgestellt worden, ist die Kassenprüfung dazu berechtigt und angehalten, den Vorstand sowie das Plenum der Mitgliederversammlung darüber zu informieren.

So muss die Kassenprüfung vorgehen

Die Kassenprüfer sind verpflichtet, einem Verdachtsmoment so lange nachzugehen, bis Klarheit über den Sachverhalt besteht. Wenn dieser nicht ausgeräumt werden kann, so haben die Kassenprüfer diesen in ihrem Bericht anzusprechen und die Mitgliederversammlung darüber in Kenntnis zu setzen. Für die Ermittlung und Einschätzung der Transaktionen sind folgende vier Besonderheiten zu berücksichtigen:

• Die Kassenprüfer sind nicht verpflichtet, jeden Geschäftsvorgang detailliert auf Zweckmäßigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Die Prüfungen können sich auf stichprobenhafte Kontrollen beschränken.

• Die Kassenprüfung befindet sich nicht in der Bringschuld, Unregelmäßigkeiten in der Geschäftsführung im Detail nachzuweisen. Der Vorstand dagegen muss in seinem Geschäftsbericht die notwendigen Auskünfte erteilen.

• Die Information einzelner Vereinsmitglieder über das Ergebnis der Kassenprüfung ist nicht zulässig. Eine Auskunftspflicht besteht nur gegenüber der Mitgliederversammlung.
•  Kassenprüfer sind nicht berechtigt, Geschäfte des Vorstandes zu kritisieren, indem sie
  behaupten, dass sie selbst Investitionen oder Vergleichbares preisgünstiger durchgeführt
  hätten. Der Vorstand kann nicht von den Kassenprüfern gerügt werden.

Wichtige Prüfungsbereiche: Die Kassenprüfungshinweise

Die Prüfung der Transaktionen im Rahmen des Vereins- oder Verbandsgeschehens fällt in die
Zuständigkeit der Kassenprüfung. Diese Transaktionen lassen sich in fünf Bereiche einteilen, die wir
hier in aller Kürze aufschlüsseln wollen.

1. Prüfung der Bargeldgeschäfte

• Abgleich von Bargeldbestand und Kassenbuch
• Kontrolle der Eintragungen im Kassenbuch und des Übertrages
• Nachweise über die Ein- und Abgänge des Bankkontos
• Prüfung der Bar-Belege
  

2. Prüfung der Belege

• Abgleich von Buchungen und Belegen
• Prüfung, ob Belege ordnungsgemäß ausgefüllt und abgezeichnet sind
• Prüfung der ordnungsgemäßen Buchung von Einnahmen und Ausgaben auf dem
  jeweiligen Konto
  

3. Prüfung der Geldbewegung auf den Bankkonten

• Vorgehen wie bei der Belegprüfung
• Prüfung der fortlaufenden Übereinstimmung von Kontoständen und Bankauszügen
• Prüfung der fortlaufenden Übereinstimmung von Bankauszügen und Kassenbuch

4. Prüfung der sachlichen Richtigkeit

• Vergleich der tatsächlichen Ausgaben mit dem von der Mitgliederversammlung
  bestätigten Haushaltsvoranschlag
• Prüfung der Übereinstimmung von außerplanmäßigen Ausgaben und Ausgaben
  gemäß Beschluss der Mitgliederversammlung oder Vorstand
  

5. Prüfung des Jahresabschlusses

• Starker Fokus auf rechnerischer Korrektheit
• Vollständige Übernahme der Einnahmen und Ausgaben in den Jahresabschluss

Ende des Geschäftsjahres: So sieht der Bericht der Kassenprüfer aus

In der Jahreshauptversammlung trägt einer der Kassenprüfer den Prüfungsbericht vor. Damit
kommt die Kassenprüfung ihrer Auskunftspflicht gegenüber den Vereins- oder
Verbandsmitgliedern satzungsgemäß nach. Der Bericht sollte kurz und knapp sein, denn den
ausführlichen Geschäftsbericht zu geben, liegt in der Hand des Vorstandes. Für das geprüfte
Haushaltsjahr stellen die Kassenprüfer abschließend den Antrag auf Entlastung des Vorstandes und
des Kassierers.

Der folgende Abschnitt zeigt ein beispielhaftes Muster für einen Kassenbericht. Klicken Sie auf den darunterstehenden Download-Button und Sie erhalten diesen Musterbericht als kostenloses Word-Dokument für Ihre nächste Kassenprüfung. 

Der Kassenbericht: Ein Muster

Die Kasse sowie der Jahresabschlussbericht des Kleingärtnervereins [Name] wurde von den Kassenprüfern [Vor- und Nachname] und [Vor- und Nachname] am [Datum] in den Räumen der Geschäftsstelle des Vereines geprüft.

Am [Datum] erfolgte eine stichprobenartige Prüfung der Kassenführung in den Räumen der
Geschäftsstelle des Vereines.

Auskünfte haben der Kassierer [Vor- und Nachname] und der Vorsitzende [Vor- und Nachname] bereitwillig gegeben. Die Buchungsbelege wurden als in Ordnung befunden. Sie werden übersichtlich aufbewahrt. Die Prüfung der Buchungen ergab keine Beanstandungen.

Kassenführung und Jahresabschluss entsprechen der Vereinssatzung. Dem Kassierer und dem Vorstand können daher Entlastung erteilt werden. Wir beantragen, dass die Mitgliederversammlung dem Kassierer und dem Vorstand des Vereines Entlastung erteilt.

[Ort und Datum]
[Unterschriften der Kassenprüfer]

Download: Muster-Kassenbericht

Die Bedeutung der Entlastung des Vorstandes

Die zuvor erwähnte Entlastung hat juristisches Gewicht. Mit ihr erklären Kassenprüfer und
Mitgliederversammlung verbindlich, die Tätigkeiten des Vorstandes und der Kassierer innerhalb des
vergangenen Geschäftsjahres zu billigen. Das Inkrafttreten der Entlastung wird mit der Abstimmung
über diese festgelegt. Der Antrag auf Entlastung, sowie die erfolgte Entlastung sind im Protokoll der
Mitgliederversammlung festzuhalten.

Häufig gestellte Fragen zum Thema „Kassenprüfung“

Dürfen die Mitglieder des Vorstandes, die entlastet werden sollen, auch abstimmen?

Nein. Weil die Entlastung wie ein Verzicht wirkt, hat der zu entlastende Vorstand bei der Abstimmung über die Entlastung kein Stimmrecht.

Kann die Mitgliederversammlung auch bei einem mangelhaften Geschäftsbericht Entlastung
erteilen?

Ja. Die Mitgliederversammlung kann die Entlastung auch trotz eines mangelhaften
Geschäftsberichtes erteilen, da sie als höchstes Organ des Vereins in ihrer Beurteilung der
Geschäftsführung des Vorstandes frei ist. Voraussetzung ist allerdings, dass die Unrichtigkeit
erkennbar war.

Was ist, wenn Mängel in der Kassenführung festgestellt wurden?

Wurden Mängel in der Kassenführung oder im satzungsgemäßen Umgang mit den Mitteln des
Vereins festgestellt, so haben die Kassenprüfer diese in ihrem Bericht anzusprechen und die
Mitgliederversammlung darüber zu informieren.

Dürfen Kosten, die den Kassenprüfern für ihre Aufwendungen (Telefon, Porto, Fahrtkosten,
usw.) entstanden sind, ersetzt werden?

Ja. Bei nachgewiesenen Aufwendungen mit Belegen.

Reicht es nicht aus, wenn ein Steuerberater die Kassenführung überprüft hat?

Nein, das reicht nicht aus. Die Satzung sieht in § 7 Abs. e ein Vorgehen mittels Kassenprüfung vor.

Für welchen Zeitraum muss die Kasse geprüft werden?

Für das vergangene Geschäftsjahr.

Was ist, wenn der Vorstand sogenannte Eigenbelege in der Kasse hat?

Eigenbelege sind bei Vorliegen eines Kassenbons grundsätzlich kein Hinweis auf eine fehlerhafte
Kassenführung. Wenn aber nur weiße Notizzettel oder selbst ausgestellte Quittungen mit
Betragsangaben wie z.B. „Bewirtung des Bürgermeisters“, oder „Kauf von Büromaterial“ ohne
Kassenbon auftauchen, muss dies im Abschlussbericht vermerkt werden. Eigenbelege provozieren
möglicherweise Zweifel seitens des Finanzamtes.

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