Das Vorstandsamt: Fragen & Antworten, Teil II

Im zweiten Teil unseres Beitrags Das Vorstandsamt: Fragen und Antworten geben wir erneut spannende Einblicke in die Welt des Vorstandteams. Dabei decken wir Zuständigkeiten und Befugnisse auf und zeigen, mit welch großer Verantwortung die Vorstandämter belegt sind.

Darf der Kassierer allein Geld ausgeben?

Wenn es um Zahlungen des Vereins geht, so darf er Zahlungen für Vereinszwecke nur nach Absprache mit dem Vorsitzenden, im Verhinderungsfall seines Stellvertreters, leisten. Es sei denn, es handelt sich um laufende Verbindlichkeiten. Das bedeutet, dass sämtliche Überweisungen oder Schecks zu zweit unterschrieben werden müssen.

Wir erinnern uns...

Im ersten Teil dieses Beitrags haben wir erfahren, dass der Verein durch zwei Vorstandsmitglieder in Gemeinschaft vertreten werden muss, von denen eines der Vorsitzende oder der stellvertretende Vorsitzende sein muss. Einen solchen Fall stellen die oben genannten Situationen dar.

Haften die Mitglieder des Vorstands bei Fehlern mit ihrem Privatvermögen?

Die Antwort auf diese Frage finden wir in der Satzung unter § 8 (Abs. 7):

      „Die Vorstandsmitglieder haften dem Verein nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit.“

Doch wovon sprechen wir, wenn wir von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit reden? Im Zivilrecht ist eine Handlung aus Vorsatz das bewusste Herbeiführen oder Vereiteln eines Erfolges. Die handelnde Person ist sich also der Konsequenzen bewusst. Eine Definition für grobe Fahrlässigkeit dagegen gibt es nicht. Sie wird immer in jenen Fällen angenommen, in denen die erforderliche Sorgfalt einer verantwortlichen Person in sehr hohem Maße außer Acht gelassen worden ist.

Werden die Mitglieder des Vorstandsteams für ihre Arbeit bezahlt?

Grundsätzlich sind diese Ämter ehrenamtlich. In unserer Mustervereinssatzung ist unter § 10 (Abs. 1) klar abgesteckt:

       „Alle Inhaber von Vereinsämtern sind grundsätzlich ehrenamtlich tätig.“

Dies bedeutet jedoch keineswegs, dass jeglicher Aufwand, ist er noch so hoch, unvergolten bleibt. Unter Abs. 3 des § 10 der Mustervereinssatzung wird spezifiziert:

      „Die bestellten Amtsträger des Vereins, insbesondere Vorstandsmitglieder, können auf Beschluss            der Mitgliederversammlung angemessene Vergütungen für ihren Arbeits- oder Zeitaufwand                    (Tätigkeitsvergütungen) erhalten.“

Als Vergütung kann dabei der Steuerfreibetrag nach § 3 (Nr. 26a) EStG (Einkommensteuergesetz) in Anspruch genommen werden. Dieser beträgt derzeit maximal 840 € im Jahr.

Bekommen Mitglieder des Vorstands Auslagen ersetzt?

Hierbei muss zwischen Auslagen und der oben angesprochenen Tätigkeitsvergütung unterschieden werden. Auslagen sind finanzielle Vorausleistungen eines Mitglieds gegenüber dem Verein. Sie werden gegen Vorlage von Quittungen und Belegen erstattet. Die Tätigkeitsvergütung dagegen geschieht im Rahmen der Abgeltung einer erbrachten Mehrleistung.

Wichtig!

Für Pauschalerstattungen wie bei Fahrtkosten ist die Abrechnung mit dem Finanzamt üblich. Es hat sich bewährt, alle Belege aufzubewahren und Wegstrecken akribisch zu dokumentieren.

Unterwegs im Namen des Vereins: Wer zahlt Schäden an Privatfahrzeugen?

In erster Linie sind Mitglieder des Vorstands und des Vereins unter Inkaufnahme des Risikos für Fahrzeugschäden mit dem eignen Vehikel unterwegs. Die Vereinskasse ist zu keinem Schadensersatz verpflichtet. Es gibt jedoch eine Möglichkeit, selbst vorzusorgen: mit dem Abschluss einer Dienstfahrzeugversicherung.

Darf eine Person gleichzeitig mehrere Ämter übernehmen?

Nein, das ist nicht zulässig. Ausnahmefälle sind mit dieser klaren Regelung ausgeschlossen. Dazu heißt es im letzten Satz des § 8 unserer Mustervereinssatzung:

      „Die Vereinigung mehrerer Vorstandsämter in einer Person ist unzulässig.“

Ehepartner im Vorstandsteam: Ist das erlaubt?

Ja, das ist zulässig, wenn auch nicht ideal. Dies sollte nur dann geschehen, wenn eine andere Person für das zu bekleidende Amt nicht gefunden wird.

Wie müssen rechtsgültige Erklärungen des Vorstandes abgegeben werden?

Rechtsgültige Erklärungen sind schriftlich und von mindestens zwei Mitgliedern des Vorstandsteams zu unterzeichnen. Das können zum Beispiel der Vorsitzende und der Schriftführer sein (Mustervereinssatzung, § 8, Abs. 8).

Schwarz auf weiß!

Zur Stärkung der Beweiskraft sollte auf mündliche Äußerungen verzichtet werden. Insbesondere bei Angelegenheiten wie Abmahnungen profitieren wir daher von schriftlicher Kommunikation.

Autor:

Rolf Rosendahl

Vorsitzender des Landesverbandes Westfalen und Lippe der Kleingärtner e.V.