Das Vorstandsamt: Fragen & Antworten
Wie lange darf eigentlich ein Vorstandsmitglied im Amt bleiben? Auf welchem Wege kommen die Sitzungen des Vorstandsteams zustande? Wie gestaltet sich ein Rücktritt? In diesem Artikel beantworten wir wichtige Fragen, die sich rund um das Vorstandsamt drehen. Dabei ziehen wir zur Klärung unsere Mustervereinssatzung hinzu.
In diesem Artikel erhalten Sie Antworten auf wichtige Fragen rund um das Vorstandsamt
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Wer lädt zur Sitzung des Vorstands ein & auf welchem Weg geschieht das?
Die Antwort auf diese Frage ist im § 9 unserer Satzung geregelt. Dort heißt es:
„Der Vorstand fasst seine Beschlüsse in Sitzungen, die vom Vorsitzenden, im Verhinderungsfall von seinem Stellvertreter, schriftlich unter Angabe der Tagesordnung einberufen und geleitet werden.“
Das bedeutet, dass zu einer Sitzung der Vorstandsmitglieder schriftlich eingeladen werden muss, damit sich die beteiligten Mitglieder vorab zu den entsprechenden Tagesordnungspunkten informieren können. Unzulässig ist die mündliche Absprache – zum Beispiel an der Theke im Vereinsheim.
Juristische Konsequenzen möglich
Kommt es in Folge einer unzulässig einberufenen Sitzung zu juristischen Interventionen, kann dies vonseiten eines juristischen Vertreters als Formfehler zur Argumentation herangezogen werden.
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Wann ist der Vorstand beschlussfähig?
Auch zu dieser Frage ist die Antwort in der Satzung unter § 9 zu finden:
„Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist. Der Vorstand fasst seine Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Sitzungsleiters.“
Teil der mindestens zur Hälfte anwesenden Mitglieder des Vorstandsteams muss der Vorsitzende oder bei Verhinderung der stellvertretende Vorsitzende sein. Die jeweilige Person ist zugleich Sitzungsleiter und verfügt nach dem obigen Paragrafen auch über das höhere Stimmgewicht.
Wie oft soll eine Vorstandssitzung stattfinden?
Greifen wir noch einmal zu § 9 unserer Mustervereinssatzung. In diesem heißt es zum Turnus der Sitzungen des Vorstandsteams:
„Sitzungen des Vorstandes sind bei Bedarf und spätestens 6 Tage vor einer Mitgliederversammlung einzuberufen.“
Eine Häufigkeit wird demnach nicht vorgegeben. Aus organisatorischen Gründen ist es ratsam, dass von den Verantwortlichen ein fester Termin abgestimmt wird. Zum Beispiel an jedem ersten Dienstag im Monat. Feste Termine haben den Vorteil, dass sich jedes Mitglied des Vorstandsteams auf die Regelmäßigkeit einstellen kann. Das Risiko für versäumte Sitzungen sinkt. Routine kehrt ein.
Wie lange ist eine Amtszeit des Vorstandsteams?
Im § 8 (Abs. 4) ist festgelegt, dass der Vorstand auf eine Dauer von vier Jahren gewählt ist. Eine Wiederwahl ist außerdem zulässig. Bis zur Wahl eines Nachfolgers auf der nächsten Mitgliederversammlung bleiben die Mitglieder des Vorstands im Amt, auch wenn das zu einer Überschreitung der Regelamtszeit von vier Jahren führt. Damit ist gewährleistet, dass bis zur nächsten satzungsgemäßen Wahl auf der Mitgliederversammlung alle Ämter weiterhin ausgeführt werden.
Kann ein Mitglied des Vorstands das Amt nach eigenem Ermessen ablegen?
Ehrenamtlich tätige Vorstandsmitglieder können jederzeit von ihrem Amt zurücktreten. Abgesehen von einem Rücktritt aus einem wichtigen Grund, darf dies aber nicht „zur Unzeit“ geschehen. Dem Verein und dem restlichen Vorstand muss ausreichend Zeit bleiben, das frei werdende Vorstandsamt neu zu besetzen und die Handlungsfähigkeit zu erhalten. Allerdings ist auch ein Rücktritt zur Unzeit rechtlich wirksam. Unter Umständen bestehen in einem solchen Fall jedoch Schadenersatzansprüche des Vereins gegen das zurückgetretene Vorstandsmitglied.
Wie muss der Rücktritt eines Vorstandsmitgliedes geschehen?
Der Rücktritt darf durch die Vereinssatzung weder ausgeschlossen noch beschränkt werden. Eine Abgabe in Schriftform ist nicht erforderlich. Die Amtsniederlegung kann auch mündlich erklärt werden. Der Rücktritt ist gegenüber dem Vereinsorgan zu erklären, das für die Vorstandsbestellung und die Abberufung zuständig ist. Das kann zum Beispiel die Mitgliederversammlung sein. Außerhalb einer Mitgliederversammlung kann der Rücktritt auch gegenüber einem anderen Vorstandsmitglied erklärt werden.
Achtung!
Das Rücktrittgesuch beendet die Amtsführung mit sofortiger Wirkung. Ist der Rücktritt wirksam erklärt worden, kann er nicht mehr zurückgenommen werden.
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Das gesamte Vorstandsteam tritt zurück! Was geschieht nun?
Ist der Verein ohne Vorstand oder fehlen zur Vertretung nötige Vorstandsmitglieder, kann das Registergericht auf Antrag einen Notvorstand bestellen. Dazu muss ein formloser Antrag einer beteiligten Person vorliegen. Das kann ein Mitglied des Vereins sein. Auch der Bezirksverband darf diese Meldung an das Gericht weiterleiten.
Das Gericht bestimmt dann eine Person zur Führung der Vereinsgeschäfte. Diese Person kann ein Rechtsanwalt, ein Notar oder auch ein Rechtspfleger sein, dessen Arbeit finanziell abzugelten ist. Ziel ist hierbei, eine Mitgliederversammlung einzuberufen und die Wahl eines neuen Vorstandes durchzuführen.
Kann ein Mitglied durch andere aus dem Vorstandsteam ausgeschlossen werden?
Nein, das ist nicht möglich. Nur das Organ, welches das Vorstandsmitglied gewählt hat (zum Beispiel die Mitgliederversammlung), entscheidet auch über dessen eventuelle Abberufung. Dies ist ebenfalls in unserer Mustervereinssatzung festgelegt. Dort heißt es unter Aufgaben der Mitgliederversammlung (§ 7 Abs. g):
„Die Mitgliederversammlung beschließt in Vereinsangelegenheiten, soweit hierfür nicht ein anderes Organ zuständig ist.
[...]
g) (die) Abberufung von Mitgliedern, die von der Mitgliederversammlung in ein Amt gewählt worden sind,
[...].“
Autor:
Rolf Rosendahl
Vorsitzender des Landesverbandes Westfalen und Lippe der Kleingärtner e.V.