Das Vorstandsteam & seine Zuständigkeiten

Nicht nur für die Repräsentation eines Vereins nach innen und nach außen ist der Vorstand ein wichtiges Gremium. Dieser erfüllt wichtige strategische und administrative Aufgaben. Des Weiteren ist dieses Team maßgeblich für die ordnungsgemäße Abwicklung der finanziellen Angelegenheiten des Vereins verantwortlich. Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie sich die Kompetenzen des Vorstands zusammensetzen.

Die Zusammensetzung des Vorstands

Der Vorstand besteht aus dem Vorsitzenden, seinem Stellvertreter sowie dem Schriftführer und dem Kassierer. Diese vier Personen vertreten den Verein nach außen im Sinne des § 26 BGB als juristische Person. Gemäß der Mustervereinssatzung wird der Verein durch zwei dieser Vorstandsmitglieder in Gemeinschaft vertreten, von denen eines der Vorsitzende oder sein Stellvertreter sein muss. Eine Unterscheidung in geschäftsführendes und erweitertes Vorstandsteam gibt es nicht.

Weiter gehören zum Vorstand:

• Der Fachberater
• Bis zu vier Beisitzer
• Die Frauen- und Jugendlichenvertretung

Der Vorstand wird auf die Dauer von vier Jahren gewählt. Eine Wiederwahl ist zulässig. Scheidet ein Vorstandsmitglied vorzeitig aus, so ist in der nächsten Mitgliederversammlung für die restliche Amtszeit eine Neuwahl vorzunehmen.

Die Vorstandsmitglieder müssen Vereinsmitglieder sein. Jedes Vorstandsmitglied lässt Kompetenzen aus
seinem Zuständigkeitsbereich einfließen.

Geschäftsverteilungsplan & Aufgabenverteilung

Das Vorstandsteam kann zur Erfüllung seiner Aufgaben einen Geschäftsverteilungsplan und eine Aufgabenbeschreibung für die einzelnen Vorstandsmitglieder beschließen. Ein Geschäftsverteilungsplan weist jedem Mitglied eine zuvor festgelegte Zuständigkeit zu. Die Aufgabenbeschreibung steckt den genauen Handlungsrahmen dieser Zuteilung ab.

Der Vorsitzende leitet den Verein und vertritt ihn gerichtlich sowie außergerichtlich. Er hat die Stellung einer gesetzlich vertretenden Person. Von ihm wird auch die Mitgliederversammlung einberufen und geleitet, ebenso wie die Vorstandssitzungen. Seine weiteren Kompetenzen:

• Der Vorsitzende erstellt den Rechenschaftsbericht zur Mitgliederversammlung
• Als Bindeglied zu Behörden, anderen Verbänden und zur Dachorganisation kommuniziert er im Namen des Vereins
• Der Vorsitzende repräsentiert den Verein auch nach innen
• Zur Erfüllung des Vereinszwecks veranlasst er die erforderlichen Maßnahmen
  
  

Der stellvertretende Vorsitzende vertritt den Vorsitzenden bei dessen Verhinderung in dessen Aufgabenbereich.

Der Schriftführer hat über jede Sitzung des Vorsitzenden und der Mitgliederversammlung eine Niederschrift anzufertigen und darin die Beschlüsse aufzuzeichnen. Die Niederschriften sind von ihm und den Sitzungs- oder Versammlungsleitern zu unterzeichnen.

Der Kassierer verwaltet die Kasse des Vereins und zieht Aufnahmegebühr, Pachtzins, Beiträge, Umlagen und Ersatzgelder ein. Außerdem führt er ordnungsgemäß Buch über alle Einnahmen und Ausgaben. Er weist Gegenstände und Geräte des Vereins sowie dessen Vermögen in einem Verzeichnis nach und hat in besonderen Fällen dem Vorstandsteam einen mit Belegen versehenen Kassenbericht vorzulegen. Der Kassierer nimmt alle Zahlungen für den Verein gegen seine alleinige Quittung in Empfang. Nicht benötigte Bankbestände sind verzinslich anzulegen.

Der Kassierer darf Zahlungen für Vereinszwecke nur nach Absprache mit dem Vorsitzenden leisten. Es sei denn, es handelt sich um laufende Verbindlichkeiten.

Das Verfahren in den Vorstandssitzungen & die Zuständigkeiten des Vorstands

Das Vorstandsteam fasst seine Beschlüsse in Sitzungen, die von dem Vorsitzenden, im Verhinderungsfall von seinem Stellvertreter, schriftlich unter Angabe der Tagesordnung einberufen und geleitet werden. Der Vorstand ist beschlussfähig, wenn mindestens die Hälfte seiner Mitglieder anwesend ist und fasst seine Beschlüsse mit einfacher Stimmenmehrheit. Bei Stimmengleichheit entscheidet die Stimme des Sitzungsleiters.

Über die Sitzung des Vorstands ist eine Niederschrift anzufertigen, welche vom Sitzungsleiter sowie dem Protokollführer zu unterzeichnen ist. Die Niederschrift ist in der nächsten Sitzung des Teams bekanntzugeben. Vorstandssitzungen sind bei Bedarf und spätestens sechs Tage vor einer Mitgliederversammlung einzuberufen.

Der Vorstand veranlasst die zur Erfüllung des Vereinszwecks erforderlichen Maßnahmen.

Dem Vorstand obliegen vor allem folgende Aufgaben:

a) die Aufnahme neuer Vereinsmitglieder,

b) die Ausschließung von Vereinsmitgliedern, sofern sie nicht ein Vorstandsamt oder ein sonstiges, ihnen von der Mitgliederversammlung übertragenes Amt bekleiden,

c) die Verpachtung des Kleingartens an Mitglieder,

d) die Kündigung des Kleingartens gem. §§ 8 und 9 (Abs.1) Bundeskleingartengesetz,

e) die Schlichtung von Streitfällen aus dieser Satzung und dem Pachtvertrag gemäß §§ 21, 22 sowie die Erteilung von Verweisen und Verwarnungen,

f) die Vorberatung von Angelegenheiten, die der Mitgliederversammlung zur Beschlussfassung vorgelegt werden sollen,

g) die Vorprüfung der Jahresrechnung und die Vorbereitung des Haushaltsplanes,

h) die Ernennung von Ehrenmitgliedern,

i) die Festlegung der Gemeinschaftsarbeit, einschließlich Vertretung und finanzieller Abgeltung bei Säumnis,

k) die Bestellung des Wertermittlers bzw. des Wertermittlungsausschusses,

l) die Behandlung von Einwänden des scheidenden Nutzungsberechtigten gegen die Wertermittlung,

m) die Erledigung besonderer Aufgaben, die ihm von der Mitgliederversammlung übertragen werden,

n) die Bestimmung der Gartenobleute und sonstiger mitarbeitender Personen,

o) die Einrichtung und Besetzung von Ausschüssen zur Durchführung von besonderen oder vorübergehenden Vereinsaufgaben,

p) die Festlegung der Grundsätze der Gartenbewirtschaftung und -gestaltung nach § 27 und der Zulässigkeit von Einrichtungen nach § 29 der Mustervereinssatzung.

Autor:

Rolf Rosendahl

Vorsitzender des Landesverbandes Westfalen und Lippe der Kleingärtner e.V.