Wichtig und wertvoll: Die Kassenprüfung in Verband und Verein

Vollkommen ohne Kontrollinstanz ist keines der Ämter im Verband oder Kleingartenwesen. Kassenprüfer übernehmen eine wichtige Funktion als kontrollierendes Element. Wie dieses Amt aussieht, zeige ich Ihnen in diesem Artikel.

Viele Mitglieder in Vereinen nehmen ein Ehrenamt an, damit sie selbstwirksam tätig werden können, ob als Vorsitzende, Schriftführer oder als Kassierer. Endlich im Amt – endlich vollkommen eigenverantwortlich – so könnte man denken.

Warum benötigen Verbände und Vereine eine Kassenprüfung?

Es soll Vereinsvorstände geben, die Kassenprüfer und ihre Aufgabe, die Kasse des Vereins zu überwachen, als Störfaktoren ansehen. Doch die Kassenprüfung sollte ihren Hauptzweck nicht darin sehen, ein Fehlverhalten des Vorstandes oder des Kassierers zu suchen. Vielmehr soll die konstruktive Kassenprüfung dazu dienen, die Arbeitsweise des Vorstandes unterstützend zu beaufsichtigen und zu begleiten. Das Kredo: Teamarbeit. Das Ziel: Transparenz und Fehlervermeidung.

Die Kassenprüfung ist außerdem eine notwendige Voraussetzung für die Erlangung der kleingärtnerischen Gemeinnützigkeit. Das beinhaltet, dass sich der Verein der regelmäßigen Prüfung der Geschäftsführung unterwirft. Das Vereinswesen, wie wir es kennen, gäbe es ohne die Kassenprüfung also nicht.

Schade eigentlich, dass teilweise das Vorurteil besteht, Kassenprüfer wären Pedanten, die den Anliegen und Zielen der Vorsitzenden einen Strich durch die Rechnung machen. Und das, wo sie mit ihrem wachen Auge doch eine so wichtige, stabilisierende Aufgabe innehaben.

So wird die Kassenprüfung zu einem konstruktiven Kontrollinstrument

Wenn Vorstand und Kassenprüfung richtig zusammenarbeiten, wird der Kassenbericht das Vertrauen der Mitgliederversammlung in den Vorstand stärken. Die Kassenprüfung selbst ist jedoch nicht ausschließlich wünschenswert, sondern eine satzungsgemäße Pflicht. Es handelt sich um eine Verpflichtung auf der Vereinsseite. In unserer Satzung § 7 Abs. 3 heißt es:

„Die Mitgliederversammlung beschließt in Vereinsangelegenheiten, [...]. Ihr obliegen vor allem die Entgegennahme des Geschäftsberichtes, des Kassenberichtes, der Berichte der Kassenprüfer[...].”

Die Kassenprüfung als Bindeglied zwischen Vorstand und Mitgliedern

Kassenprüfer stellen eine wichtige Verbindung zwischen dem Vorstand und den Mitgliedern dar. Der Vereinsvorstand verwaltet das Vereinsvermögen treuhänderisch. Dabei stehen ihm umfassende Befugnisse zu. Hier geht es um Rechte und Pflichten, die die anderen „normalen Mitglieder“ nicht haben.

Die Kassenprüfer haben die Aufgabe, die Verwaltung des Vereinsvermögens durch den Vorstand unabhängig und im Interesse aller Mitglieder des Vereins gegenzuprüfen. Von ihnen erwarten die Vereinsmitglieder eine klare Aussage zu der Frage, ob der Vorstand das Vereinsvermögen ordnungsgemäß verwaltet. Ihre Beurteilung ist maßgeblich für die Entlastung des Vorstands.

Die Wahl der Kassenprüfer

Die Mitgliederversammlung wählt unter Zuhilfenahme des § 7 Abs. e, zwei Kassenprüfer und eine Ersatzperson. Unabhängig vom Vorstand prüfen diese mindestens im jährlichen Turnus die Vereinskasse und berichten im Anschluss daran über diese Amtshandlung.
Doch wer kann gewählt werden?

Ausschlaggebend ist die Unabhängigkeit. So kann zum Beispiel der Schriftführer nicht auch das Amt der Kassenprüfung übernehmen. Als unabhängige Kontrollinstanz dürfen die Prüfer kein Mitglied des Vorstandes sein. Sie unterliegen auch keiner Weisung oder Beauftragung durch den Vorstand und werden durch die Mitgliederversammlung gewählt, arbeiten in deren Auftrag und sind nur dieser rechenschaftspflichtig.

Weiter vermeiden wir es, Familienangehörige des Vorstandes für dieses Amt vorzuschlagen, da hier in hohem Maße die Unabhängigkeit, sowie die Unbefangenheit in Zweifel gestellt werden kann. Dass die Kassenprüfer nach außen verschwiegen sein müssen, versteht sich praktisch von selbst. Schließlich haben sie bei der Prüfung alle Vereinsunterlagen zur Einsicht offen.

Die Amtszeit der Kassenprüfer

Die Amtszeit der Kassenprüfer ist weder in unserer Satzung noch im BGB geregelt. Bewährt hat sich in unseren Vereinen der sogenannte „sanfte Übergang“, bei dem nach zwei Amtsperioden einer der Kassenprüfer ausscheidet und ein neuer durch die Mitgliederversammlung ins Amt berufen wird. Grundsätzlich ist eine Wiederwahl zulässig.

Wann und wie haften Kassenprüfer?

„Was ist, wenn ich etwas übersehe? Kann ich dann schadenersatzpflichtig werden?” Gute Frage! Hier die Antwort: Die Kassenprüfer haften – ebenso wie der Vorstand – nur in Fällen grober Fahrlässigkeit oder einer vorsätzlichen Unterschlagung. Dies liegt zum Beispiel in den folgenden Fällen vor:

Verschleierung: Unregelmäßigkeiten werden im Prüfbericht unterschlagen
Manipulation: Fakten werden verändert und Vereinsvermögen dadurch unterschlagen
Umstände werden als Tatsache dargestellt, die nicht der Wirklichkeit entsprechen
Grob fahrlässige Berichterstattung und dadurch Begünstigung des Vorstandes
Willkürliche Aussetzung des Prüfberichtes

In erster Linie richten sich die Schadenersatzansprüche gegen den Vorstand. Wenn dieser aber aufgrund eines mangelnden Prüfberichtes entlastet wurde, können keine Ansprüche geltend gemacht werden. In diesem Fall können die Kassenprüfer zivilrechtlich zur Verantwortung gezogen werden.

Der Umfang der Kassenprüfung

Von der Mitgliederversammlung gewählte Kassenprüfer haben nach Ablauf des Geschäftsjahres eine Gesamtprüfung der Bücher und Belege vorzunehmen. Davor ist es rechtens, wenn eine stichprobenartige Prüfung vorgenommen wird. Den Prüfern müssen dafür alle Unterlagen zugänglich gemacht werden, die sie benötigen, um eine ordnungsgemäße Prüfung durchzuführen.

Dazu heißt es in unserer Satzung im § 9 Abs. 8:

„Die Vorstandsmitglieder haben den Kassenprüfern über die Geschäftsführung Auskunft zu erteilen und Ihnen in den Schriftverkehr, sowie in Bücher, Belege, Verzeichnisse und Bestände, Einsicht zu gewähren.”

Ein Beispiel:

Im Laufe des Jahres wurde der vereinseigene Rasenmäher defekt und ein neuer musste angeschafft werden. In einer Vorstandssitzung wurde beschlossen, dass, nachdem die eingeholten Angebote verglichen wurden, ein neuer Rasenmäher gekauft wird. Der Beschluss zum Kauf sollte im Protokoll vermerkt sein und somit kann der Kassenprüfer den entsprechenden Vorstandsbeschluss nachlesen. Das Ergebnis der Prüfung ist abschließend in einem Prüfungsbericht zusammenzufassen und der Mitgliederversammlung vorzulegen.

Zum guten Schluss:

Das waren die Informationen zu den Aufgaben und Rechten des Kassenprüfers. Im nächsten Newsletter gibt es weitere Tipps für die Vereinsarbeit.

Autor:

Rolf Rosendahl

Vorsitzender des Landesverbandes Westfalen und Lippe der Kleingärtner e.V.

Serie: Tipps für die Vereinsarbeit

In unserer Serie „Tipps für die Vereinsarbeit“ geben wir Ihnen hilfreiche Tipps an die Hand.

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