Protokollführung in der Mitgliederversammlung – Das gehört in ein Protokoll

Serie: Vereinsarbeit leicht gemacht

Das Protokoll ist ein wichtiger Bestandteil der Mitgliederversammlung. Laut Mustervereinssatzung ist die Erstellung eines Protokolls zwingend notwendig. Es hilft dabei, nachträgliche Diskussionen zu vermeiden. Zudem stellt das Protokoll eine wichtige Informationsgrundlage für die Mitglieder dar, die an der Versammlung nicht teilnehmen konnten. Mit diesem Beitrag möchten wir Sie bei der Erstellung eines Protokolls unterstützen und wichtige Fragen klären.

Häufige Fragen bei der Erstellung eines Protokolls

Dem Protokoll einer Mitgliederversammlung eines Vereins kann im Streitfall erhebliche Bedeutung zukommen, da mit ihm diverse Tatsachen bewiesen werden können. So unter anderem die ordnungsgemäße Durchführung der Mitgliederversammlung, der Inhalt der gefassten Beschlüsse, sowie das jeweilige Abstimmungsergebnis. Insofern empfiehlt es sich, bei der Abfassung des Protokolls äußerste Sorgfalt walten zu lassen. Nachfolgend erhalten Sie Hinweise, die bei der Erstellung eines Protokolls beachtet werden sollen. Dabei geht es um den Inhalt und die Form eines Protokolls. Weitere Hinweise zur Protokollführung finden Sie abschließend.

1. Was gehört in das Protokoll?
2. Form und Frist
3. Muss ein Protokoll wortgetreu mitgeschrieben werden?
4. Welche Formulierungen und Begriffe sollten in einem Protokoll vermieden werden?
5. Ergebnisse der Beschlussfassungen
6. Erklärung „Annahme der Wahl“
7. Wer darf das Protokoll einsehen?
8. Wie lange müssen Protokolle aufbewahrt werden?
9. Wo muss das Protokoll vorgelegt werden?

1. Was gehört in das Protokoll?

Die folgenden Inhalte sind fester Bestandteil des Protokolls einer Mitgliederversammlung: 

● der Vereinsname
● die Zeit und der Ort, wann und wo, die Mitgliederversammlung durchgeführt wurde
● die Art der Mitgliederversammlung (eventuell ein Minderheitenbegehren)
● der genaue Beginn (Uhrzeit) der Mitgliederversammlung
● die Namen des Versammlungsleiters und des Protokollführers
● die Feststellung, dass die Mitgliederversammlung ordnungs- und fristgemäß einberufen wurde
● der Inhalt der Tagesordnung und die Mitteilung, dass diese mit der Einberufung mitgeteilt wurde
● die Anzahl der anwesenden und stimmberechtigten Vereinsmitglieder
● die Beschlussanträge im genauen Wortlaut
● die Abstimmungsart (Schriftlich durch Stimmzettel oder mit Handzeichen)
● der Verlauf der Versammlung im Allgemeinen
● das Ende der Versammlung
● die Unterschriften des Protokollführers und des Versammlungsleiters

2. Form und Frist

Die Beschlüsse der Mitgliederversammlung sind binnen eines Monats schriftlich zu protokollieren. Zudem ist das Protokoll vom Versammlungsleiter sowie dem Schriftführer zu unterschreiben. (§ 7, Abs.10 der Mustervereinssatzung).

3. Muss ein Protokoll wortgetreu mitgeschrieben werden?

Bei der Formulierung des Protokolls ist es nicht notwendig, die einzelnen Redebeiträge bis ins letzte Detail aufzuschreiben. Es handelt sich um ein Ergebnisprotokoll, das die wichtigsten Ergebnisse und Abstimmungen schriftlich festhält.

4. Welche Formulierungen und Begriffe sollten in einem Protokoll vermieden werden?

„Geheime Wahl“

Eine Wahl muss nicht geheim durchgeführt werden (BGH Beschl. v.15.09.1969). Daher sollte die Formulierung „Geheime Wahl“ im Protokoll vermieden werden. Nutzen Sie stattdessen den Begriff „schriftliche Abstimmung“.

„Einstimmig“ gewählt

Wenn Wahlen durchgeführt werden, geben Sie im Protokoll die zahlenmäßig genaue Stimmenanzahl an. Die Formulierung „einstimmig” gewählt sollte nicht verwendet werden, da der Begriff irreführend ist. Ein Beispiel: 100 Mitglieder sind stimmberechtigt. Bei der Wahl bekommt der Kandidat eine Ja-Stimme, alle anderen Mitglieder enthalten sich. Das wäre auch eine einstimmige Wahl, obwohl der Kandidat von 99 Stimmberechtigten nicht gewählt wurde.

5. Ergebnisse der Beschlussfassungen

Die Ergebnisse der jeweiligen Beschlussfassungen werden im Protokoll folgendermaßen dargestellt:

- Anzahl der Ja-Stimmen
- Anzahl der Nein-Stimmen
- Stimmenthaltungen und ungültige Stimmen werden nicht mitgezählt

Gut zu wissen: Eine Stimmengleichheit gilt als Ablehnung. (§ 7 Abs. 6 der Mustervereinssatzung).

6. Erklärung „Annahme der Wahl“

Die Erklärung zur Annahme der Wahl sollte immer im Protokoll festgehalten werden. Ein gewähltes Vorstandsmitglied ist mit der Erklärung der Annahme der Wahl im Amt und nicht, wie oft gemeint, erst mit der Eintragung im Vereinsregister.

7. Wer darf das Protokoll einsehen?

Jedes teilnahmeberechtigte Mitglied darf das Protokoll der Mitgliederversammlung einsehen, auch wenn es nicht an der Versammlung teilgenommen hat.

8. Wie lange müssen Protokolle aufbewahrt werden?

Protokolle müssen zumindest so lange aufbewahrt werden, wie die enthaltenen Beschlüsse gültig sind, da sie ggf. zur Nachweisführung benötigt werden. Es ist empfehlenswert, dass die Protokolle der Mitgliederversammlung aus Gründen der Dokumentation der Vereinsgeschichte dauerhaft aufbewahrt werden.

9. Wo muss das Protokoll vorgelegt werden?

Das Vorlegen des Protokolls ist in einigen Fällen (Anmeldung von Wahlen, Änderungen der Satzung beim Vereinsregister) erforderlich. Dazu muss es notariell beglaubigt und in dieser Form vom Notar beim Vereinsregister eingereicht werden.

Zum guten Schluss:

Das waren die Informationen zur Durchführung der Mitgliederversammlung. Im nächsten Newsletter möchte ich über die Aufgaben und Rechte des Kassenprüfers aufklären.

Serie: Tipps für die Vereinsarbeit

In unserer Serie „Tipps für die Vereinsarbeit“ geben wir Ihnen hilfreiche Tipps an die Hand.

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