Tipps für die Vorbereitung der jährlichen Mitgliederversammlung

Serie: Vereinsarbeit leicht gemacht

Die jährliche Mitgliederversammlung ist das höchste Organ des Vereins und ein wichtiger Bestandteil für den reibungslosen Ablauf und die Transparenz eines Kleingartenvereins. Hier werden wichtige Entscheidungen getroffen, z.B. über die Verwendung der Finanzen, die Wahl des Vorstands und die Festlegung der Ziele für das kommende Jahr. Eine regelmäßige Mitgliederversammlung bietet auch allen Mitgliedern die Möglichkeit, sich über die Aktivitäten des Vereins zu informieren und ihre Meinung und Anliegen einzubringen. Dies fördert die Beteiligung und das Engagement der Mitglieder und stärkt somit die Gemeinschaft im Verein.

Häufige Fragen bei der Vorbereitung der Mitgliederversammlung

Bei der Vorbereitung der Versammlung treten oft Fragen auf. Die häufigsten Fragen, die bei der Vorbereitung zur jährlichen Mitgliederversammlung auftreten, beantworten wir Ihnen hier. Und als kleines Extra finden Sie am Ende des Beitrags eine Mustertagesordnung:

1. Wer kann zur Mitgliederversammlung einladen?
2. Wann muss die Mitgliederversammlung einberufen werden?
3. Wie muss eingeladen werden?
4. Wann muss eingeladen werden?
5. Wer ist einzuladen?
6. Wann muss die Versammlung stattfinden?
7. Wo muss die Versammlung stattfinden?
8. Was muss in die Tagesordnung?

1. Wer kann zur Mitgliederversammlung einladen?

Für die Einberufung der Mitgliederversammlung ist der vertretungsberechtigte Vorstand (im Sinne des § 26 BGB) zuständig. Nach unserer Satzung bedeutet das, der Vorsitzende, im Verhinderungsfall sein Stellvertreter.

Aber es gibt auch noch eine andere Möglichkeit, eine Mitgliederversammlung einzuberufen. Die Einberufung einer Mitgliederversammlung auf Verlangen (Minderheitenbegehren) § 37 Abs. 2(BGB) sieht vor, dass eine Minderheit von 10 % der Mitglieder die Einberufung einer Mitgliederversammlung verlangen kann. Dies muss schriftlich unter Angabe des Zweckes und der Gründe erfolgen.

Unsere Satzung sieht zu diesem Zweck vor, dass mindestens ein Viertel der Mitglieder dafür votieren müssen. Dabei sind alle Mitglieder einbezogen, die das Recht haben, an der Mitgliederversammlung teilzunehmen. Der Einberufungsantrag ist an das Vereinsorgan zu richten, das für die Einberufung zuständig ist, also in der Regel, an den Vorstand. Dieser Antrag kann entweder von allen Mitgliedern unterschrieben worden sein, oder jedes Mitglied reicht ein eigenes Schreiben ein. Bei einem Antrag, auf dem alle Mitglieder unterschreiben, sollte aber sichergestellt und nachvollziehbar sein, welche Unterschrift zu welchem Namen gehört. Also eine Liste anfertigen, wo der Name, Vorname und Unterschrift eindeutig zuzuordnen sind.

Was geschieht, wenn das zuständige Vereinsorgan die MV nicht einberuft?
Ruft das zuständige Vereinsorgan i. d. R. der Vorsitzende, bei Verhinderung, der Stellvertreter, die Versammlung nicht ein, muss eines der Mitglieder zum Registergericht und sich dort ermächtigen lassen. Dazu muss ein entsprechender formloser Antrag an das Amtsgericht gestellt werden.

2. Wann muss die Mitgliederversammlung einberufen werden?

Nach § 36 BGB muss die Mitgliederversammlung in den in der Satzung bestimmten Fällen und wenn das Interesse des Vereins erfordert, einberufen werden. Es besteht also für das nach der Satzung zuständige Organ eine Pflicht zu Einberufung. Gemäß unserer Satzung muss die Mitgliederversammlung mindestens einmal zu Beginn des Geschäftsjahres einberufen werden. Beginn des Geschäftsjahres bedeutet, im ersten Quartal des Jahres, denn gemäß unserer Satzung ist das Geschäftsjahr das Kalenderjahr. Aber auch wenn die Einberufung nicht zum vorgeschriebenen Zeitpunkt erfolgt, sind jedoch die auf der verspätet durchgeführten Mitgliederversammlung gefassten Beschlüsse in der Regel gültig.

3. Wie muss eingeladen werden?

Eine konkrete gesetzliche Vorschrift, wie die Einladung zur Mitgliederversammlung erfolgen muss, gibt es nicht. § 58 ABS. 4 BGB verlangt lediglich, dass die Satzung eine entsprechende Regelung enthalten muss.

Gemäß unserer Satzung bedeutet dies, dass ein Aushang in der Gartenanlage genügt. Wichtig ist hierbei, dass die Einladung vom Vorsitzenden unterschrieben ist. Wenn, was auch immer wieder geschieht, die Mitglieder per Post eingeladen werden, muss sichergestellt sein, dass die Einladung zur Mitgliederversammlung bei den Mitgliedern auch ankommt. Dies würde bedeuten, dass die Adressliste der Mitglieder aktuell ist und der Zugang der Einladung nachgewiesen werden kann, also mittels eines Einwurf-Einschreibens. Besser und einfacher ist es, die Einladung zur Mitgliederversammlung im Aushängekasten auszuhängen und wer dann die Mitglieder zusätzlich informieren möchte, kann dies dann auf dem ganz normalen Postweg tun. Wenn der Vorstand die Mitglieder mittels Kopien zusätzlich informiert, müssen diese nicht unterschrieben sein.

Fazit: Es muss sichergestellt sein, dass jedes Mitglied ohne unverhältnismäßigen Aufwand Kenntnis von der Einladung bekommt.

4. Wann muss eingeladen werden?

Eine gesetzliche Vorschrift zur Ladefrist gibt es nicht, sie kann in der Satzung festgelegt sein.

Auch dies ist in unserer Satzung geregelt. Dort heißt es: Die Einladung zur Mitgliederversammlung muss mit einer Frist von mindestens 14 Tagen erfolgen! Diese Frist ist deshalb so bemessen, dass sich jedes Mitglied auf die Versammlung vorbereiten und an ihr teilnehmen kann. Die Frist ist immer rückwärts zu zählen. Der Tag der Mitgliederversammlung wird nicht mitgezählt! (BGB 186)

5. Wer ist einzuladen?

An der Mitgliederversammlung darf grundsätzlich jedes Mitglied teilnehmen. Damit dürfen also auch Mitglieder mit einem Sonderstatus, wie z.B. Ehrenmitglieder oder auch Fördermitglieder teilnehmen. Das gilt auch für Mitglieder, die kein Stimmrecht besitzen. Da diese Mitglieder ein Teilnahmerecht haben, müssen auch sie zur Mitgliederversammlung eingeladen werden, denn selbst in der Satzung können das Stimmrecht und das Recht zur Teilnahme an Mitgliederversammlungen nicht ausgeschlossen werden.

6. Wann muss die Versammlung stattfinden?

Der Zeitpunkt der Mitgliederversammlung muss so gewählt sein, dass allen Mitgliedern ohne besondere Erschwernisse die Teilnahme möglich ist. So sollte z. B. keine Tageszeit gewählt werden, zu der die Mitglieder regelmäßig verhindert sind, wie vormittags an Werktagen, oder an Sonn- und Feiertagen zur sehr frühen Stunde.

7. Wo muss die Versammlung stattfinden?

Der Ort der Versammlung muss so gewählt werden, dass er für die Mitglieder in zumutbarer Weise erreichbar ist. Die Räumlichkeiten müssen so beschaffen sein, dass alle Mitglieder Platz finden.

8. Was muss in die Tagesordnung?

Da sich die Mitglieder auf die zu fassenden Beschlüsse vorbereiten können müssen, verlangt das Gesetz (§32 Abs.1 Satz 2 BGB), dass die Beschlussgegenstände nicht nur angegeben werden, sondern genau bezeichnet sein müssen, sodass die Mitglieder sich auch vorbereiten können, Deshalb genügen pauschale Tagesordnungspunkte wie Wahlen nicht. Bei den Wahlen muss die genaue Angabe der zu Wahl stehenden Person, z. B. Wahl des 1. Vorsitzenden. Ein Tagesordnungspunkt „Verschiedenes“ ist nichtssagend und ermöglicht es nicht, Beschlüsse zu fassen. In diesen Tagesordnungspunkt können nur allgemeine Mitteilungen bekannt gegeben werden, wie Termine des Vereins, Gemeinschaftsarbeiten, oder auch Fragen der Mitglieder beantwortet werden.

Download: Mustertagesordnung (PDF)

Zum guten Schluss:

Eine jährliche Mitgliederversammlung ist auch eine gute Gelegenheit, um über die Erfolge und Herausforderungen des vergangenen Jahres zu berichten und sich bei allen Beteiligten zu bedanken. Wir wünschen Ihnen bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Mitgliederversammlung viel Erfolg und gutes Gelingen.

Serie: Tipps für die Vereinsarbeit

In unserer Serie „Tipps für die Vereinsarbeit“ geben wir Ihnen hilfreiche Tipps an die Hand.

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